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Sistemi Informativi Aziendali, cosa sono e a cosa servono in azienda

di Luca Marino

Luca

Il Sistema Informativo Aziendale è l’insieme delle attività, dei processi, delle risorse tecnologiche e delle persone preposte alla gestione dell’informazione durante il suo ciclo di vita. Tale ciclo è composto da cinque principali attività :

  • Acquisizione dei dati;
  • Elaborazione dei dati al fine di produrre informazioni;
  • Archiviazione dei dati e delle informazioni;
  • Trasmissione dei dati e delle informazioni;
  • Presentazione dei dati e delle informazioni.

In queste attività è possibile intuire un legame tra “dato” e “informazione”, ma in realtà il concetto di dato  è molto diverso da quello di informazione: il dato, infatti, rappresenta la misura di un evento, un fatto oggettivo espresso attraverso numeri o parole; l’informazione, invece, è ottenuta attraverso l’elaborazione di un insieme di dati e ha la caratteristica di assumere un significato, uno scopo per il destinatario. Le operazioni svolte da un sistema informativo possono essere classificate in base alle esigenze che scaturiscono dalle attività dei diversi attori dell’organizzazione aziendale, secondo uno schema “La piramide di Anthony”.

Tale schema individua e classifica tre tipologie di attività aziendali:

1. Le attività strategiche, che consistono nella definizione degli obiettivi aziendali e delle politiche aziendali volte al loro raggiungimento .

2. Le attività tattiche, che si sostanziano nell’allocazione efficace ed efficiente delle risorse aziendali al fine di conseguire gli obiettivi posti dal management strategico.

3. Le attività operative, che rappresentano l’operatività corrente.

Un altro aspetto fondamentale riguarda i software utilizzati in relazione alle diverse attività aziendali.

Essi di distinguono in: 

KMS. Knowledge Management System (sistemi di gestione della conoscenza). Si tratta dell’insieme degli strumenti software per la ricerca, l’identificazione e la strutturazione di tutte le informazioni riguardanti le attività svolte in azienda. Un esempio è individuabile nei software di gestione documentale, che consentono di creare, organizzare e consultare vere e proprie biblioteche elettroniche costituite dai documenti aziendali.

BI. Business Intelligence “insieme di strumenti software che forniscono un supporto alle decisioni, tramite la trasformazione dei dati aziendali in informazioni”.

Il sottosistema operativo si serve, invece, delle seguenti categorie di applicativi per lo svolgimento delle attività correnti:

ERP. Enterprise Resource Planning. Tali software sono strumenti gestionali che interessano praticamente tutte le aree aziendali, dalla gestione degli ordini alla fatturazione, dalle paghe al bilancio, dai pagamenti alla contabilità.

SCM. Supply Chain Management. I software di questa categoria gestiscono la catena di fornitura (sia relativa agli acquisti, sia relativa alle vendite), velocizzando la trasmissione di ordini di acquisto, ottimizzando le scorte di magazzino, definendo piani di produzione in base alla domanda e monitorando i processi di consegna.

CRM. I software di Customer Relationship Management supportano l’attività di contatto con il cliente e forniscono strumenti per la gestione delle vendite, delle campagne di marketing e del customer service.

BI. La Business Intelligence può offrire un valido supporto anche alle attività operative.

Le esigenze del management aziendale stanno vivendo un’evoluzione che ha portato le applicazioni analitiche ad avere sempre più un ruolo strategico all’interno dell’azienda. Nello stesso tempo aumenta il fabbisogno di una reportistica sempre più complessa e cresce la necessità di condividere le informazioni all’interno dell’azienda creando collaborazione fra diversi ruoli funzionali. 

È pertanto fondamentale, per l’azienda, dotarsi di un sistema informativo ben progettato che riesca a valorizzare ciascuno degli elementi di cui è composto (persone, procedure, dati, infrastrutture, principi/valori ispiranti).

I dati provengono da fonti diverse ed eterogenee (per tecnologia, formato, ubicazione). A volte i dati sono ridondanti, imprecisi, incompleti e di difficile fruizione.  Per questi motivi, il sistema informativo deve intraprendere operazioni di “pulizia” dei dati, unificazione di strutture e formati; inoltre occorre che i dati possano trasformarsi in informazioni facilmente fruibili da parte degli attori aziendali.

L’implementazione di un sistema di Business Intelligence è il mezzo per raggiungere l’obiettivo di valorizzazione del patrimonio dei dati aziendali, ma questa è un’altra storia.